Komentar: Selalu berpacu ke rapat? Ini memperlambat Anda

AKAR PENYEBAB RAPAT OVERLOAD

Untuk mengurangi rapat yang berlebihan, pemimpin senior harus melakukan lebih dari sekadar mendorong karyawan untuk lebih selektif tentang rapat yang mereka jadwalkan atau hadiri.

Ketika organisasi berupaya membatasi jumlah, ukuran, atau frekuensi rapat, mereka sering mengobati gejala penyakit yang mendasarinya. Tetapi mengatasi akar penyebab dari pertemuan yang berlebihan membutuhkan kerja yang lebih dalam. Apakah karyawan tersebar di terlalu banyak proyek? Apakah budaya terlalu didorong oleh konsensus? Apakah rapat adalah satu-satunya cara yang diketahui orang untuk memaksa kolega memenuhi tenggat waktu atau memaksa manajer membuat keputusan? Apakah perusahaan terlalu menghargai visibilitas dengan mengorbankan pengakuan pekerjaan profil rendah?

Ketika bertemu berlebihan adalah gejala dari masalah lain, hanya meminta orang untuk lebih jarang bertemu tidak mungkin berhasil.

Saya pernah mengalami ini secara langsung. Di perusahaan sebelumnya, kami mencoba untuk menjaga pertemuan hari Jumat bebas sehingga staf dapat fokus pada pekerjaan kepala mereka, tapi mau tidak mau, kemacetan pertemuan Senin hingga Kamis berarti bahwa ruang kalender murni hari Jumat terlalu memikat untuk diabaikan.

Saat ruang konferensi terisi pada hari Jumat, bos akan mengirim email secara berkala meminta orang untuk berhenti. Dia mungkin perlu melangkah lebih jauh – membuat perangkat lunak kalender kami tidak berfungsi pada hari Jumat, mungkin, atau secara fisik mengusir orang kembali ke meja mereka. Meski begitu, saya yakin karyawan yang kecanduan rapat akan menemukan cara untuk terus mengobrol.

Pemimpin juga dapat bereksperimen dengan format yang berbeda. Manajer dapat membangun waktu persiapan dan tindak lanjut ke dalam rapat itu sendiri; mungkin 10 menit pertama dihabiskan untuk persiapan, dan 10 menit terakhir dihabiskan untuk mengirimkan email tindak lanjut. Atau batasi panjang rapat menjadi 45 menit daripada satu jam (atau 20 menit daripada 30) untuk memastikan orang memiliki waktu beberapa saat sebelum rapat berikutnya dimulai. Atau modelkan etiket rapat yang lebih baik dengan menggunakan agenda terfokus untuk memandu setiap rapat.

Posted By : nomor hk hari ini